Article rédigé pour l’édition d’octobre du Journal of Aboriginal Management (JAM) de AFOA.

Il n’y a aucun endroit sur Terre qui n’a pas été touché, à un certain degré, par les effets de la pandémie de Covid-19. En raison de cette crise planétaire, nous avons tous connu l’inconfort de vivre des changements, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. Ce tournant majeur dans nos vies a également été un moment d’arrêt pour nous aider à reconnaître à quel point nous sommes profondément interconnectés les uns avec les autres et comment les membres d’une communauté peuvent travailler ensemble pour se soutenir mutuellement lors d’un événement imprévu comme celui-ci. Comme nous l’avons vu l’année dernière, ce qui arrive à un individu peut avoir un effet domino et engendrer des conséquences sur la collectivité. Il n’y a pas de meilleur exemple que les risques potentiels de propager un virus contagieux !

Alors pourquoi l’interconnexion est-elle si bénéfique ? Le partage d’informations, d’expériences et de bonnes pratiques peut nous permettre d’améliorer nos interactions, de développer des habitudes plus saines, de prendre de meilleures décisions et d’ainsi développer nos relations personnelles et professionnelles. Comprendre le pouvoir des efforts collectifs en vue de la réalisation d’un objectif commun peut conduire à de résultats meilleurs et plus durables.

La connectivité en action

Chez Boreala Management, nous avons appris sur la valeur de la connectivité grâce à notre expérience de notre synergie d’équipe à l’interne, mais également avec notre travail sur le terrain auprès de nos divers clients.  À l’interne, nous avons évalué et amélioré nos mécanismes de communications afin de renforcer nos pratiques de collaboration en travaillant à distance. Naturellement, pour apprendre ce qui fonctionne le mieux pour nous, en tant que PME, il a fallu explorer et tester différentes initiatives tout en gardant un esprit d’entreprise très agile. Cependant, ce qui a fonctionné pour nous ne fonctionnera pas nécessairement pour des organisations plus grandes, avec une plus grande complexité, de multiples parties prenantes, divers niveaux de connaissances et des couches hiérarchiques. Pour parvenir à une connectivité à plus grande échelle, des éléments clés tels qu’une forte culture organisationnelle, un modèle positif de leadership et des pratiques de communication efficaces sont essentiels pour rester connectés.

En tant que firme-conseil travaillant avec différents clients des Premières Nations, nous avons eu la chance de voir et d’aider des organisations et des communautés à utiliser le pouvoir de la connectivité afin de surmonter des difficultés. En expérimentant avec eux la connectivité en pleine action, nous avons pu noter plusieurs points importants à retenir et identifier certains facteurs de réussite pour une communication et une collaboration efficace au travail.

Nous avons pu participer à un excellent exemple de connectivité communautaire, en soutenant l’un de nos clients des Premières Nations dans le secteur de l’éducation. Au milieu de la pandémie, ils ont fait face à un défi transversal qui a eu un impact sur l’ensemble de la communauté : « Comment pouvons-nous planifier le retour des étudiants dans leur communauté en toute sécurité pour les vacances de fin d’année ? » Pour surmonter ce défi, de plusieurs parties prenantes ont dû travailler en équipe pour coordonner leurs efforts afin de faire face à une situation qu’elles n’avaient jamais connu auparavant.

En très peu de temps, divers dirigeants du conseil des Premières Nations, des gouvernements locaux ainsi que des organisations de santé et d’éducation ont dû établir un processus de collaboration afin de prendre des décisions en vue d’un objectif commun. Le « quoi » était clair : prévoir un moyen sûr pour les élèves de revenir dans leur communauté pour les vacances. Le « comment » était une autre histoire. Ils devaient trouver un consensus sur la meilleure façon de procéder tout en tenant compte des différents points de vue et intérêts des membres. La connectivité a été la clé pour la réussite de ce projet. D’un point de vue externe, nous avons pu observer comment une situation qui, au départ, semblait très simple et claire, est devenue complexe et difficile à résoudre. Pourquoi ? En raison des différents facteurs à prendre en compte tels que le nombre d’étudiants voyageant depuis différents endroits, les membres de la famille voyageant avec eux, les options pour effectuer les périodes de quarantaine (7 jours sur leur lieu d’étude et 7 jours dans leur communauté, ou 14 jours dans leur communauté uniquement), les dates de voyage, des évaluations de santé individuelles, le partage de leur statut, et bien plus encore. En outre, bien qu’il existe des protocoles essentiels définis par les autorités et les spécialistes de la santé publique, les communautés ont défini leurs propres protocoles afin d’accueillir les étudiants à leur retour. C’est pourquoi les agents de sécurité publique au niveau local ont dû être impliqués dans l’opération. Tout au long de ce processus, il était crucial de maintenir les canaux de communication ouverts en fournissant des mises à jour sur les nouvelles procédures.

La connectivité et l’efficacité étaient essentielles pour réussir dans ce contexte VICA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu).   Plusieurs interactions ont eu lieu en coulisses et, malgré quelques désaccords et malentendus raisonnables entre les parties prenantes, l’alignement vers l’objectif commun était plus fort que tout. Dans l’ensemble, le plan a été couronné de succès et les élèves sont revenus dans leur communauté dans la sécurité et la fiabilité.

Mais quels ont été les principaux facteurs de réussite ? Qu’est-ce qui est crucial lorsqu’on doit faire face à des situations VICA sur un lieu de travail ? Comment pouvons-nous tirer parti du pouvoir de la connectivité pour favoriser la collaboration, surmonter les difficultés et atteindre les objectifs organisationnels ?

L’importance de la connectivité

Dans tout système social, la connectivité est la « colle » qui permet aux individus de garder un lien fort avec l’ensemble. Un système social n’émerge des interactions récurrentes entre personne, et non pas des individus eux-mêmes (Espejo, 2003).

Chez Boreala Management, nous définissons la connectivité comme « la qualité ou la capacité d’une organisation à être connectée avec ses parties prenantes : employés, clients, communautés, etc. en accord avec un objectif commun. La connectivité consiste à rester à l’écoute avec les autres en donnant et en recevant ouvertement l’information afin d’établir une communication efficace et obtenir un meilleur impact.

Puisque la connectivité résulte des interactions entre les individus, dont l’intensité et l’efficacité peuvent varier, les organisations jouent un rôle clé dans l’amélioration de la connectivité avec leurs différentes parties prenantes.

Naturellement, toutes les organisations apprennent, communiquent, collaborent et prennent des décisions de façon différente.  En outre, certaines organisations peuvent interpréter certains processus et cycles à travers le prisme de leur culture d’entreprise, plutôt qu’avec une vision plus linéaire de « cause à effet » habituellement utilisé dans la prise de décision.  Il est donc important de garder en tête l’impact des aspects culturels sur la façon dont nous collaborons et connectons sur le lieu de travail.

Cependant, il existe un élément essentiel qui fait toute la différence lorsque l’on parle de la valeur de la connectivité. L’intention. Il est essentiel d’être intentionnel pour renforcer une culture basée sur la communication et la connectivité au travail. Être intentionnel signifie créer activement des processus et des mécanismes qui favorisent le partage d’informations et la collaboration.

Au cours de la dernière année, nous avons pu constater le rôle important joué par la technologie pour maintenir les gens connectés. Bien sûr, le travail à distance auquel nous nous sommes tous habitués ne serait pas possible sans les outils technologiques.  Toutefois, il ne suffit pas d’améliorer l’accès à l’internet, de mettre en place les derniers logiciels et d’installer des outils virtuels pour améliorer la connectivité. Les dirigeants ont un rôle plus important à jouer dans la mise en place et l’implémentation d’une culture d’entreprise basée sur la communication et la connectivité. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de naviguer dans des situations VICA et de surmonter les obstacles associés aux nouvelles méthodes de travail. 

Le rôle d’un leader

La dernière année a mis encore plus en évidence le rôle clé que jouent les dirigeants pour aider leur organisation à naviguer dans le changement et soutenir leurs équipes dans l’incertitude.   Du point de vue de l’organisation et de la gestion du changement, une bonne implémentation de toute nouvelle initiative nécessite un alignement et un soutien solide de la part des dirigeants afin de renforcer les comportements souhaités.

Toute personne occupant un poste de direction doit être consciente des bienfaits de la transparence et des voies de communication efficaces avec ses employés afin d’assurer que ceux-ci restent engagés et travaillent vers un objectif commun.

De plus, avec l’augmentation des lignes de connectivité et d’interdépendance au sein des organisations, l’impact du leadership pour favoriser une culture de collaboration va au-delà des hiérarchies traditionnelles et des divisions départementales.

Facteurs de réussite du leadership :  Stratégies clés pour favoriser la connectivité au travail

• Établir un lien avec l’objectif : Chaque organisation et communauté vise à atteindre un objectif. Les dirigeants devraient systématiquement se demander comment les différentes initiatives, et même les tâches quotidiennes effectuées par le personnel, sont liées à l’objectif collectif. En aidant les employés à comprendre comment leur travail contribue à l’objectif global, cela peut éviter la confusion et encourager une culture de collaboration.
• Communication, communication, communication : Dans la gestion du changement, et particulièrement dans un contexte VICA, il n’y a jamais assez de communication. Cependant, il est essentiel d’identifier ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation et vos employés. Créez des mécanismes qui vous permettront d’avoir un flux d’informations agile, d’inclure des canaux de communication multidirectionnels et de prendre en compte perspectives différentes. Envisagez des options telles que les sondages de satisfaction, les réunions d’équipe hebdomadaires et les appels individuels. Il est également important de mettre en place des rencontres régulières pour discuter de l’avancement des projets, même en l’absence de décision finale, afin de tenir les membres de l’équipe et les autres parties prenantes informées. De cette façon, les employés auront un forum pour poser des questions et faire part de leurs préoccupations.

 

• Faire preuve d’empathie : L’impact de la pandémie et du travail à distance peuvent avoir affecté la santé mentale des employés et leur niveau d’énergie au travail. Les dirigeants doivent aller plus loin dans leur compréhension des besoins de leurs équipes en pratiquant l’écoute active et en prenant le temps d’établir un dialogue constructif avec tous les membres.

Les dirigeants doivent être attentifs et faire preuve d’ouverture dans les conversations, préparer soigneusement les messages clés à communiquer et valider la compréhension pour assurer l’alignement entre les auditoires différents.

• Relever les défis collectivement : Les changements relatifs au lieu de travail sont loin d’être terminés. Nous entrons maintenant dans un nouveau cycle de changement avec des modèles de travail plus hybrides qui continueront à évoluer au fil du temps. Ces nouveaux modes de travail vont encore plus renforcer le besoin de collaboration et de connectivité. Pour que les dirigeants puissent naviguer efficacement dans ces changements, ils doivent intégrer différentes perspectives et impliquer toutes les parties prenantes. Prévoyez un espace pour que les gens puissent partager leurs idées et réfléchissez à de nouvelles stratégies pour améliorer la collaboration et de travailler ensemble.
• Créer des mécanismes de collaboration : La connexion et la collaboration peuvent bien sûr naître de façon naturelle, mais pour en revenir à l’importance d’être intentionnel, il est très important que les dirigeants établissent clairement des mécanismes pour encourager et permettre la connectivité. Des processus doivent être créés et régulièrement mis à jour, des réunions systématiques doivent être mises en place ainsi que des espaces formels et informels pour favoriser les interactions entre les différents groupes de parties prenantes. Considérez la flexibilité et l’adaptabilité en continu lors de la mise en place de mécanismes de collaboration. Les dirigeants doivent donner aux employés l’espace nécessaire pour tester des idées puis inviter et encourager les individus à prendre leurs responsabilités dans cette dynamique. Bien entendu, la reconnaissance des efforts et l’appréciation du travail de chaque employé contribuent grandement à favoriser un environnement de collaboration sain.
• Utiliser des cycles d’action et de réflexion : Dans une ère d’incertitude permanente, il est plus important que jamais de revenir sur le « pourquoi », de revoir les objectifs initiaux et d’évaluer quelles actions produisent les meilleurs résultats. Après avoir mis en œuvre une initiative, testé un nouveau processus ou clôturé un projet, prenez le temps de faire une évaluation formelle avec l’équipe. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré et être fait différemment ? Afin de tirer le meilleur parti de la dynamique de collaboration, il est important d’impliquer les gens et de développer l’habitude de communiquer afin d’apporter des améliorations. Ces cycles d’action et de réflexion sont des occasions de se connecter et de partager des points de vue différents afin d’exploiter l’apprentissage collectif.
• Réflexion personnelle : Avoir une pratique de réflexion est sain pour accroître la conscience de soi, ce qui est essentiel pour améliorer l’efficacité dans les relations. Les leaders doivent se poser des questions sur leur dynamique de leadership, telles que :
  • Comment puis-je être plus efficace dans mes relations de travail avec les autres, en personne ou à distance ?
  • À quoi ressemble une collaboration optimale avec mon équipe ou ma communauté ?
  • Qu’est-ce que je pourrais ne pas voir clairement dans cette situation ?
  • Quel est l’impact de mon leadership sur les autres ?
  • Quels sont les commentaires que je reçois des autres ?

La curiosité et la réflexion peuvent aider les leaders à continuer à renforcer leurs capacités dans le processus d’auto-analyse, ce qui peut conduire à des actions positives et à des changements significatifs.

La responsabilité de tous

Bien que les dirigeants jouent un rôle crucial dans la promotion d’une culture de collaboration au travail, chaque employé doit lui aussi assumer la responsabilité, dans le meilleur de son possible, de profiter des avantages de la connectivité.  Chacun, quel que soit son niveau dans l’organisation, peut prendre des mesures pour se connecter, communiquer et collaborer avec ses collègues et les parties prenantes externes concernées, non seulement en période d’incertitude, mais chaque jour pour faire progresser l’organisation ou la communauté.

Bien que nous ayons vécu des moments difficiles et que nos méthodes de travail continuent d’évoluer rapidement, la pandémie a été une excellente occasion d’accélérer des processus misés sur la connectivité, d’utiliser la technologie à notre avantage et de mettre en œuvre des changements pour que nous restions connectés.   Le moment est venu pour les organisations de faire le point sur ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour continuer à tirer parti de la puissance d’une forte connectivité dans un milieu de travail.

Quelles leçons votre organisation a-t-elle tirées de vos expériences dans les 18 derniers mois et comment pouvez-vous utiliser ces informations pour renforcer vos capacités afin d’en sortir plus fort et être prêt à relever le prochain défi ?